Managementondersteuner

Ben jij een echte regelaar en houd je van afwisseling? Word managementondersteuner bij de directie Asiel & Bescherming!

Klinkt dit als jouw nieuwe uitdaging? Dan zijn wij op zoek naar jou!

• Beheer van complexe agenda's: Je zorgt ervoor dat de agenda's van de MT-leden up-to-date zijn en prioriteert afspraken, zodat de managers altijd weten waar ze moeten zijn en geen omkijken hebben naar hun planning.
• Voorbereiding van overleggen: Je zet de stukken voor de vergaderingen van de MT-leden klaar in het administratieve systeem (iBabs) en organiseert de vergadervoorbereiding.
• Notuleren en beheren van mailboxen: Je beheert de mailboxen van de MT-leden en zorgt voor duidelijke notulen tijdens belangrijke overleggen.
• Financiële ondersteuning: Je biedt ondersteuning op het gebied van financiële administratie (Leonardo en Topdesk) en organiseert externe locaties voor bijeenkomsten via Meetingselect.
• Procesverbetering: Je denkt proactief mee over verbeteringen van de administratieve processen en toont initiatief.
• Ondersteuning van de organisatie: Samen met je collega's zorg je voor een vakbekwame en effectieve ondersteuning van de MT-leden en werk je nauw samen met andere managementondersteuners binnen de directie en de IND.
• Toegangspoort voor interne en externe partijen: Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor de interne organisatie en externe partijen die contact zoeken met de MT-leden.

Waar ga je werken?

Bij de directie Asiel & Bescherming (A&B) krijg je een veelzijdige rol binnen een dynamische werkomgeving. Je ondersteunt samen met collega’s het managementteam (MT) in Den Haag en denkt actief mee over procesverbeteringen. Binnen de IND werk je nauw samen met verschillende teams om de dienstverlening te versterken.

Je komt terecht in een internationale context, waarin samenwerking met Europese partners bijdraagt aan een robuuste aanpak van migratievraagstukken en de opvang van vluchtelingen.

Wat vragen wij?

• Je hebt bij voorkeur ervaring met het werken bij de Rijksoverheid;
• Je hebt bij voorkeur minimaal 2 jaar ervaring als secretaresse/directiesecretaresse/managementondersteuner;
• Je beschikt minimaal over een MBO werk- en denkniveau en hebt bij voorkeur een secretariële opleiding gevolgd;
• Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je hebt ervaring of bent bekend met het werken in een digitale werkomgeving (MS Office, Webex, iBabs, DigiJust, Leonardo).

• Een opdracht voor 6 maanden (met mogelijkheid tot verlenging) binnen de Overheid;
• Inschaling in salarisschaal 7 conform CAO Rijk, €19,34 tot €24,88 afhankelijk van kennis en ervaring;
• Een uitdagende en afwisselende functie binnen een dynamische en maatschappelijke organisatie;
• 8,33% vakantiegeld
• Een collegiaal en gedreven team waarin samenwerking en kennisdeling centraal staan.

Ben je geïnteresseerd in deze functie en voldoe je aan de gestelde eisen? Klink dan snel op de sollicitatiebutton. Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Dave Voorzee via 06-38604056