Managementondersteuner voor de directie Wetgeving en Juridische Zaken (DWJZ)
Als managementondersteuner lever je een wezenlijke bijdrage aan de ondersteuning van het Management Team (de directeur, de vijf afdelingshoofden). Daarnaast ontzorg je ook waar mogelijk de overige medewerkers van DWJZ.
Je bent klantgericht en het is van belang dat je goed op de hoogte bent van wat er speelt binnen het secretariaat. Je zorgt voor een adequate planning, organisatie en afstemming van de werkzaamheden met de andere medewerkers van het team Management Ondersteuning en Secretariaat.
En je levert natuurlijk kwalitatief en kwantitatief goed werk af. Daarnaast zorg je dat alles correct geregistreerd en afgestemd wordt.
Je hebt een frisse kijk op zaken en een positieve instelling. Je toont initiatief en bent bereid om je nieuwe zaken eigen te maken. Kortom, je bent een enthousiaste en betrokken collega.
Takenpakket:
- Je beheert de agenda’s van MT-leden en schat hierbij prioriteiten en urgentie in;
- Je zorgt voor de juiste afhandeling van telefoon-, email- en postverkeer;
- Je bent verantwoordelijk voor het organiseren en voorbereiden van vergaderingen, bijeenkomsten zowel intern als extern, plannen van periodieke overleggen en functioneringsgesprekken;
- Je draagt zorg voor beschikbaarheid van vergaderstukken (in IBabs);
- Je zorgt voor de voorbereiding van bezoeken;
- Je zorgt voor de juiste afhandeling van reisaanvragen en reisdeclaratie naar het buitenland;
- Je boekt vergaderzalen en regelt catering en andere relevante zaken;
- Je draagt zorg voor o.a. vakantieoverzichten en werkschema’s.
- Je bent in het bezit van een mbo-diploma;
- Je beschikt over enkele jaren relevante werkervaring (bijvoorbeeld secretarieel/administratief);
- Je beschikt over goede MS Office-vaardigheden;
- Je beheerst de Nederlandse taal zowel in woord als schrift;
- Je bent accuraat, klantgericht en dienstverlenend;
- Je houdt van organiseren en plannen en bent in staat de voortgang te bewaken;
- Je bent een teamspeler die samenwerken hoog in het vaandel heeft staan en bereid is om werk van directe collega’s over te nemen;
- Je handelt proactief en neemt initiatieven;
- Je bent integer, flexibel in je werkhouding en op piekmomenten kun je goed met druk omgaan.
- Salarisniveau schaal 7
- Maandsalaris Min €3.016 – Max. €3.879 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
- Contractduur 12 maanden
- Minimaal aantal uren per week 32
- Maximaal aantal uren per week 40
Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.
Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.
Je nieuwe werkomgeving is te kenmerken als een dynamische omgeving waar nauw wordt samengewerkt met de juristen en collega's van de afdeling Bureau Management Ondersteuning.