Secretaresse
Wat ga je doen?
Wij zoeken een ervaren parttime Secretaresse voor een ingenieursbureau in Deventer op basis van werving en selectie. Je komt dus direct in dienst van onze opdrachtgever!
De functie wordt nu gedeeld, maar de werkdagen zijn flexibel in te delen. Toch zou het fijn zijn als als er bezetting is op de volgende dagen: dinsdagmiddag, woensdag de hele dag en vrijdag de hele dag. Maar dit betreft geen harde eis. Het betreft een functie voor 24 uur, maar als je 32 uur beschikbaar bent, is dit ook prima.
Wat zijn je taken: Receptietaken (afhandelen telefoon, postafhandeling)
Projectadministratie: De projectadministratie in Afas wordt adequaat ondersteund: het controleren van uren-administratie , projectleider verlof- en verzuim-uren, afwijkingen en/of bijzonderheden melden bij de projectleider/directie/administratie/HR.Corrigeren foutief ingevulde uren collega's, facturen ism projectleider vaststellen en zorgen voor verzending, creditfacturen maken. Administratieve ondersteuning directie: notuleren bij diverse overleggen, maken rapportage tbv het management/directieoverleg, diverse ad hoc taken.
Ondersteuning diverse afdelingen: debiteurenbeheer ism financiële administratie, controle inkomende facturen en in de Afas-directory zetten voor de administrateur, je coördineert PR- en Marketing taken, ziek- en betermelding bij Arbodienst, urencontrole.
Overige taken: Afstemming met externe instanties o.a. Schoonmaakbedrijf. Representatie kantoorpand(en), (zomer-)vakantieplanning, lief & leed (kaartjes, attenties etc), waar mogelijk bij afwezigheid, ziekte, werkdruk overnemen van taken van collega's.
Het aansturen van medewerker(s) (optioneel voor senior) Leiding geven aan medewerkers van het secretariaat door de kwaliteit en de kwantiteit van de uitvoering van de werkzaamheden te controleren en medewerker(s) te begeleiden, instrueren, coachen en motiveren.
Waar ga je werken?
Dit ingenieursbureau is een begrip in Deventer
Wie ben je?
Waar dien je aan te voldoen?
Je beschikt over HBO werk- en denkniveau, opleiding secretaresse of MBO met aantoonbare kennis en ervaring. Goede beheersing van de Nederlandse taal (schriftelijk en mondeling), 2 jaar leidinggevende ervaring (voor senior secretaresse) en bent beschikbaar tussen de 24 en 32 uur per week.
Je hebt ervaring met Afas software. Je komt uit Deventer of uit de buurt: Zutphen, Nijverdal, Apeldoorn
Salaris in overleg naar kennis en kunde.
Wat mag je verwachten?
Het bedrijf biedt een zeer afwisselende en flexibele baan, je komt direct in dienst bij onze opdrachtgever. Je werkt in een gezellig en klein team waardoor de communicatielijnen erg kort zijn. Naast een passend salaris biedt het bedrijf 25 vakantiedagen en 0.23 ct woon/werk reiskostenvergoeding.