Management assistent
Hierdoor speel je een essentiële rol in de communicatie van de vakgroep en loop je voor op de manager als het gaat om planning en organisatie. Zelfs in uitdagende situaties weet jij met jouw proactieve aanpak altijd tot een passende oplossing te komen.
Herken jij jezelf hierin? Lees dan zeker verder!
Hoe jij bijdraagt in je rol
Je ondersteunt de vakgroepmanager Informatie en Ketenmanagement en werkt samen in een team van ongeveer 10 ondersteuners van alle andere vakgroepen en directie. Op hen kun je altijd terugvallen. Jullie zorgen onderling, in verband met continuïteit, voor elkaars achtervang.
Je bent verantwoordelijk voor verschillende taken die gericht zijn op het ondersteunen en faciliteren van de vakgroepmanager. Dit omvat onder meer agendabeheer, waarbij je afspraken, vergaderingen en evenementen plant en organiseert. Daarnaast vervul je een cruciale rol in de communicatie tussen het management en andere medewerkers, en externe belanghebbenden.Dit omvat zaken als het beheren van e-mails en het opstellen van berichtgeving.
Verder houd je je bezig met documentbeheer, waarbij je zorgt voor het beheer en de archivering van documenten, rapporten en andere belangrijke informatie. Ook bied je administratieve ondersteuning door te assisteren bij het opstellen van documenten, het verwerken van informatie, het voorbereiden van presentaties en andere administratieve en organisatorische taken.Ook weet je de vakgroep te ondersteunen en te adviseren over diverse systemen en werkprocessen.
Dit is waar jij voldoening uit haalt
Jij haalt voldoening uit het ontzorgen van collega's en daarnaast past het jou goed om proactief zelf voorstellen te doen over hoe we zaken slimmer of efficiënter kunnen organiseren. Dit doe je het liefst bij een organisatie die volop in beweging is en in de publieke belangstelling staat.Je grijpt de kans om hier je ervaring uit te breiden en je kennis, netwerk en professionele vaardigheden verder te laten groeien, zowel voor jezelf als voor het KNMI als geheel.
Meer weten of solliciteren?
Is jouw interesse gewekt? Dan ontvangen wij graag jouw sollicitatie middels onderstaande button. Wil je eerst nog een even sparren over de functie? Neem dan gerust contact op met Jantina de Waal, teamleider, via 06-15093919.
Meer weten over werken bij KNMI? Je leest meer op onze website over hoe wij - al meer dan 170 jaar - het weer en andere verschijnselen in lucht en aarde begrijpen en duiden.
Hoe solliciteer je?
Je kunt op deze vacature reageren via de knop "Solliciteer direct" onderaan deze pagina. We ontvangen dan graag jouw cv. Ter vervanging van de motivatiebrief lezen we graag jouw antwoord op de volgende 2 vragen:
- omschrijf in 200 woorden jouw affiniteit met de rol van management assistent
- beschrijf een situatie waarin je proactief moest handelen, wat heb je gedaan en wat was jouw rol?
- je hebt relevante ervaring in een ondersteunende rol
- je beheerst de Windows MS-office programma's, zoals Outlook, Excel, Word en Powerpoint en je maakt je systemen snel eigen
- je werkt met een hoge mate van zorgvuldigheid
- plannen en organiseren: je vertaalt een gegeven doel of resultaat in activiteiten, voor jezelf of voor anderen
Jij bent digitaal onderlegd, accuraat en weet de rust te bewaren. Je maakt je nieuwe systemen snel eigen en weet het overzicht te houden in een soms hectische en veranderende omgeving. Samenwerken doe je graag en goed. Verder ben je initiatiefrijk en ga je vlot en zelfstandig aan de slag.
Jij ziet mogelijkheden om het werk van de manager te verlichten en grijpt ze aan. Je houding is kritisch en energiek en je hebt een flexibele instelling. Daarnaast ben je bekwaam in het doeltreffend plannen en beheren van agenda's voor medewerkers die zowel op locatie als op afstand werken, met als doel een vloeiende werkomgeving te creëren voor hybride teams.
Ten slotte anticipeer je op behoeften en doe je suggesties ter verbetering van processen en procedures om de efficiëntie te verhogen.
Voldoe je (nog) niet aan alle eisen, maar heb je wel de drive en potentie om je te ontwikkelen tot volwaardig management assistent? Ook dan nodigen we je uit om te reageren en kijken we graag samen naar de mogelijkheden, onder meer van een opleidingsprogramma op maat.
- Salarisniveau schaal 6
- Maandsalaris Min €2.866 – Max. €3.564 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd
- Minimaal aantal uren per week 24
- Maximaal aantal uren per week 36
- solliciteer direct, wij kijken ernaar uit! Een eerste kennismaking kan wat ons betreft snel plaatsvinden
- de voorkeusdata voor de gesprekken zijn 29 en 30 april
- hebben we de juiste kandidaat gevonden dan sluiten we de vacature
- om bij de overheid te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed
- het inwinnen van referenties kan deel uit maken van het sollicitatieproces. Een (online) voorselectietest, een assessment, het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.