Secretaris Traineeship Gegevensmanagement
Met jouw brede functie zorg je er onder andere voor dat alle processen van het Traineeship Gegevensmanagement, of het nu gaat om het curriculum, werving en selectie of lijncommunicatie, op rolletjes (blijven) lopen.
Als secretaris van het Traineeship Gegevensmanagement draai je mee in het team en zorg je ervoor dat alle processen op orde zijn en waar nodig verder worden geprofessionaliseerd of geactualiseerd. Ben jij degene die energie krijgt van ontzorgen, dingen beter maken, strak plannen en die planning ook bewaken, en efficiënt organiseren?En gaat jouw hart sneller kloppen van correcte gegevens? Dan heb je zojuist je nieuwe baan gevonden.
Binnen het team Traineeship Gegevensmanagement is het een nieuwe functie; je kunt dus je hart ophalen met jouw ervaring en zo onze bedrijfsvoering vanaf de basis opbouwen en vastleggen, zodat de continuïteit geborgd is.
Wat ga je doen?Als secretaris denk je net dat stapje vooruit, waardoor het Traineeship Gegevensmanagement op rolletjes loopt. Je faciliteert en schakelt intensief met de teamlead Traineeship, Traineeship coördinator, traineecoaches, met docenten en locaties.
Je weet de benodigde informatie op te halen, maar ook terug te geven aan bijvoorbeeld de onderwijskundige. Daarnaast zorg je voor soepel lopende informatiestromen. Onder jouw hoede zijn de inkoopdossiers op tijd en rechtmatig. En natuurlijk organiseer en plan je van alles, inclusief de voorbereiding: bijeenkomsten, gesprekken, werksessies en zo meer.
Je houdt afspraken en acties bij, en bewaakt dat ze worden nagekomen. Waar nodig ben je instaat om zelfstandig nota’s op te stellen voor belangrijke gremia.
Tot slot: bij de verdere professionalisering komt ook de nodige werkdruk om de hoek kijken. En dus zijn wij dagelijks met elkaar op zoek naar een gezonde balans in een open cultuur waarin iedereen tot zijn recht komt en gewaardeerd wordt. Daarbij vertrouwen wij ook op jouw inbreng, signalen en ideeën.We verwachten niet dat je op al deze vlakken zelf kennis in huis hebt, maar wel dat je dit kunt organiseren en daarbij goed oog en oor hebt voor wat er nodig is.
Wie ben jij?Je bent een echte teamspeler en tegelijkertijd heb je een zelfstandige rol. Met jouw liefde voor structuur en organisatietalent maak je bestaande bedrijfsprocessen beter en stelt waar nodig nieuwe processen op. Jouw favoriete manier van werken is samenwerken.
Je hebt gevoel voor humor, bent nauwkeurig en hebt lol in de details. Met het bewaken van planningen haal je je hart op en je snapt in welk gezelschap welke toon en actie bijdraagt. We zijn nieuwsgierig naar jou en jouw ervaring. Die ervaring kan je als project- of directiesecretaris hebben opgebouwd.
Eisen en competenties:
- Je beschikt over HBO werk- en denkniveau.
- Je hebt minimaal 2 jaar relevante ervaring in een secretarisfunctie.
- Je bent sterk in organiseren en planmatig werken.
- Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van multidisciplinaire teams, voeren van een professionele bedrijfsvoering en organisatie van bijeenkomsten en events.
- Je hebt aantoonbare ervaring in het analyseren van planningen, managementrapportages en complexe documenten.
- Je hebt aantoonbare ervaring met de MSOffice-functionaliteiten Word, Excel en PowerPoint.
Naast deze eisen herken je jezelf in de volgende eigenschappen:
- Je bent verbindend.
- Je durft kritisch en helder te adviseren.
- Je hebt affiniteit met gegevens, HR en bedrijfsprocessen.
- Je begrijpt dat verschillende (bestuurlijke) situaties, verschillende benaderingen nodig hebben.
- Je bent flexibel.
- Je gaat niet zitten wachten op instructies en pakt zaken pro actief op.
Communicatieve Competenties:
- Objectief Oordelingsvermogen
- Organisatie-sensitiviteit
- Mondelinge en schriftelijke communicatie
- Salarisniveau schaal 11
- Maandsalaris Min €4.024 – Max. €6.110 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
- Contractduur 3 jaar met een proeftijd van een jaar
- Maximaal aantal uren per week 36
Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.
Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
De selectiegesprekken vinden plaats in week 14 en mogelijk week 15.
Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.
Het betreft een tijdelijk contract vanwege de tijdelijkheid van het Traineeship Gegevensmanagement tot in ieder geval 2028.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.