Word fulltime managementondersteuner bij de Rijksoverheid in Den Haag - ref. g78393115
Word fulltime managementondersteuner bij de Rijksoverheid in Den Haag
Kan jij uitstekend plannen en organiseren? Dan zoek ik jou als fulltime managementondersteuner bij de Rijksoverheid in Den Haag!
Wat ga je doen?
Waar ga je werken?
Als fulltime managementondersteuner bij de Rijksoverheid in Den Haag ga je werken bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken, op de directie Azië en Oceanië (DAO). Deze directie maakt deel uit van de Regiopool. Dat is het samenwerkingsverband van de vijf BZ-regiodirecties (DAF, DAM, DAO, DEU, DWH).Binnen DAO krijg je veel verantwoordelijkheid voor je eigen werk. Dat betekent ook dat je die neemt en zorgt voor goede resultaten. Dat doe je samen met je collega’s binnen het secretariaat, en breder binnen je team (DAO/TEAM1), de directie en andere directies.
DAO bestaat uit 27 medewerkers. Onze belangrijkste taak is om in overleg met de posten een samenhangend en effectief beleid voor de regio Azië/Oceanië en de afzonderlijke landen in die regio te ontwikkelen en uit te voeren.
Wat ga je doen?
Als fulltime managementondersteuner bij de Rijksoverheid in Den Haag ben je onderdeel van een team van 3 MO’ers bij DAO, en bied je secretariële ondersteuning aan de leidinggevende en ”jouw” afdeling. Je krijgt diverse operationeel inhoudelijke taken, zoals het beheer van de e-mailboxen en de bewaking van deadlines voor een correcte en snelle afhandeling.Die taken kun je redelijk zelfstandig uitvoeren. Daarnaast beantwoord je de telefoon, doe je de screening en verbind je door, neem je berichten aan en handel je, als het mogelijk is, vragen en informatieverzoeken zelfstandig af. Verder ondersteun je de beleidsmedewerkers bij de digitale stukkenstroom; van invoering in de systemen tot verzending.
Dit doe je zelfstandig. Daarvoor haal je managementinformatie uit de systemen die je overzichtelijk aanlevert aan het afdelingshoofd. Onder meer bij vergaderingen, conferenties en congressen zorg je voor optimale ondersteuning. Denk aan het accommoderen van bijeenkomsten (ook als die online plaatsvinden), het aanvragen van een gespreksruimte, notuleren, ervoor zorgen dat er catering aanwezig is en het ontvangen van bezoekers.
Mogelijk krijg je ook zelfstandige taken voor de optimale ondersteuning bij dienstreizen, het organiseren van lunches of diners en de administratieve afhandeling daarvan. Je werkt nauw samen met de andere twee MO’ers bij de Directie op basis van een duidelijke taakverdeling en je stemt waar nodig onderling uit te voeren taken af.
Wat wij bieden- Goed salaris binnen schaal 6, tussen de 18,38 en 22,85 bruto per uur;
- Volledige OV-reiskostenvergoeding;
- Thuiswerkvergoeding;
- Een uitdagende fulltime baan, voor 6 maanden met optie tot verlenging;
- Werken bij de Rijksoverheid!
Wat wij vragen:
- Minimaal een diploma mbo niveau 4;
- Je kunt uitstekend plannen en organiseren;
- Minimaal twee jaar werkervaring in een ondersteunende rol;
- Je bent zeer vaardig met het Office pakket!
Opleidingsniveaus: Middelbare school
Plaats: Den Haag
Werkuren per week: 36
Dienstverbanden: Fulltime (startersfunctie), Tijdelijke fulltime baan
Salarisindicatie: Tussen €18,35 en €22,85 per uur
Verantwoordelijk voor: Ondersteuning van 3 MT-leden
Gepubliceerd op: 04-11-2024