Managementondersteuner Nederlandse ambassade in Brussel, België

Wil je je netwerk uitbreiden en je als managementondersteuner verder ontwikkelen? Dan is dit je kans.

In het hart van de Europese hoofdstad werk je direct voor de ambassadeur en ondersteun je het team op de ambassade. Je bewaakt agenda’s en planningen, organiseert overleggen en bijeenkomsten, en stelt nota’s en verslagen op. Ook houd je nauw contact met een breed scala aan mensen – bezoekers, bewindspersonen en ambassadecollega’s.

Daarbij stel je je flexibel op. Want – bijvoorbeeld vanwege de politieke situatie in de wereld – kan het zomaar zijn dat er halsoverkop een evenement tussenkomt of wordt geannuleerd.

Je buddy werkt je goed in, en onze afdeling voor het operationele management ondersteunt je bij je werk en bij praktische zaken, zoals huisvesting. Dus waar wacht je op? Breid je netwerk, je werk- én levenservaring uit, op een unieke ambassade met de hoofdkantoren van de EU en NAVO om de hoek.

Jouw belangrijkste werkzaamheden op de ambassade:

• De ambassadeur ondersteunen op administratief en organisatorisch vlak.
• Agenda’s en mailboxen beheren, en zorgen dat afspraken goed op elkaar aansluiten.
• Contact onderhouden met uiteenlopende personen en organisaties, en de correspondentie (in het Nederlands en Engels) verzorgen.
• Gasten – van inwoners tot politici en hooggeplaatste diplomaten – gastvrij en professioneel ontvangen.
• Dienstreizen, inkomende bezoeken en evenementen als briefings, recepties en diners organiseren.
• De lokale medewerkers op je ambassade begeleiden.
• Bijdragen aan het verbeteren van onze werkprocessen.
• Minimaal mbo-niveau in een secretariële of administratieve richting.
• Ten minste 2 jaar ervaring als managementondersteuner.
• Goede beheersing van het Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk. Spreek je ook Frans? Dat is mooi meegenomen!
• Jouw plan- en organisatietalent komt tot uiting door prioriteiten te stellen, af te stemmen en je werk zo te organiseren dat het overdraagbaar is. Zo behoud jij het overzicht.
• Je haalt plezier uit samenwerken en ziet het als een essentieel onderdeel van de functie. Dankzij jouw gevoel voor verhoudingen en je integere instelling weet je effectief samen te werken met collega’s, diverse externe contacten en heb je oog en begrip voor interculturele verschillen. Ook tussen België en Nederland zijn die groot!
• Je blijft geduldig in de omgang en gestructureerd werken wanneer verschillende mensen tegelijk een beroep op je doen. Ook in drukke periodes en bij tegenslag houd jij op een zakelijke en kalme manier alle ballen in de lucht.
• Salarisniveau schaal 7
• Maandsalaris Min €3.016 – Max. €3.879 (bruto)
• Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contractduur 12 maanden
• Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeidsvoorwaarden

• een maandelijkse buitenlandvergoeding netto bovenop je salaris;
• huisvesting;
• eventuele scholingskosten voor internationaal onderwijs voor kinderen;
• eventuele partner- en kind toelage.

• De overplaatsingsreis en een jaarlijkse verlofreis – ook voor partner en kinderen;
• Vergoeding verhuizing inboedel;

Lees hier alles over de aanvullende arbeidsvoorwaarden.

Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

• We vragen je te solliciteren via de button ‘solliciteren op externe site’.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken), een selectieassessment en een taaltest Nederlands (C1) en Engels (B2). Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
• Voor deze functie is de Nederlandse nationaliteit vereist. Heb je daarnaast ook de nationaliteit van het land van plaatsing? Of heeft je partner dit? Vermeld dit dan in je sollicitatie.
• De selectiegesprekken vinden rond half mei 2025 (online) plaats.
• In deze functie ga je om met vertrouwelijke informatie. Daarom maakt een veiligheidsonderzoek (B) onderdeel uit van de selectieprocedure voor je wordt uitgezonden.
• Je krijgt goede begeleiding voorafgaand aan je vertrek én bij aankomst op de post. Voorafgaand zal je ongeveer 3 weken worden ingewerkt op het departement in Den Haag. Je krijgt dan ook de tijd om bijvoorbeeld een diplomatiek paspoort aan te vragen, een gezondheidscheck te laten doen en andere administratieve zaken te regelen. Je krijgt hiertoe duidelijke informatie en kan altijd bij iemand terecht met vragen. Ook krijg je ondersteuning bij het vinden van een passende woning. Nieuwsgierig geworden? Lees hier meer informatie voor uitzending naar een ambassade.
• BZ is een overplaatsbare dienst. Je wordt geplaatst voor een periode van 3-5 jaar. Daarna kijken we samen welke nieuwe uitdaging binnen BZ het beste bij je past – op het departement in Den Haag of, indien gewenst, op 1 van onze ambassades in het buitenland.
• Ook op andere ambassades zoeken we versterking. Bekijk ook de vacatureteksten voor managementondersteuners op de ambassades van Islamabad, Cairo en Dhaka.