Management Ondersteuner
Om alle ballen in de lucht te houden is een management ondersteuner zeer welkom! Wil jij bijdragen aan DI&I? Ben jij die stabiele factor? We spreken je graag!
Functiebeschrijving
Als managementondersteuner DI&I werk je voor een grote directie. Deze directie is zeer dynamisch doordat de onderhanden onderwerpen, bijvoorbeeld IV-voorziening en gegevensmanagement, heel actueel zijn en daardoor de aandacht hebben. Er gebeurt dus veel om je heen.
Je werkt in een team met 4 collega ondersteuners, je helpt elkaar en vervangt elkaar bij afwezigheid. Binnen de directie worden regelmatig nieuwe collega’s aangenomen, voor deze nieuwe collega’s verzorg je een deel van de onboarding. Dit houdt onder andere in toegang en accounts regelen, autorisaties aanvragen, zorgen dat de juiste apparatuur er voor hen is en alle andere zaken die nodig zijn voor startende collega’s.
Je wordt als eerste aanspreekpunt gekoppeld aan één van de MT-leden waar je de agenda voor beheert. Vanuit deze agenda zie je wat er komen gaat en je anticipeert hierop.
Andere reguliere taken zijn:
- Het reserveren van zalen, hotels en locaties;
- Evenementen mede organiseren zoals bijvoorbeeld de medewerkersbijeenkomsten;
- Agendabeheer.
- Bestellingen doen, bijvoorbeeld bloemen of kantoorartikelen. Je bent samen met de collega’s op het secretariaat ICT-contactpersoon
- Aanleveren van gegevens en overzichten
- Aanleggen en bijhouden werkdossiers
- MBO werk- en denkniveau
- Kennis van en ervaring met secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften
- Kennis van reguliere documentatie- en archiverings- technieken
Je bedenkt graag creatieve en inventieve oplossingen voor de uitdagingen die je op je pad vindt. Drukte en hectiek vind je prettig; je blijft koelbloedig en effectief. Je werkt graag in een dynamische omgeving waar veel gebeurt en houdt overzicht.
Je stelt je grenzen duidelijk maar zonder de verbinding te verliezen.
- Salarisniveau schaal 6
- Maandsalaris Min €2.866 – Max. €3.564 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
- Minimaal aantal uren per week 32
- Maximaal aantal uren per week 36
Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.
Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
De selectiegesprekken vinden plaats in week 5 en week 6.
Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (VOG) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Het inleveren van een VOG is een eis voor definitieve aanstelling op deze functie
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
De vacature betreft een vaste aanstelling met eventueel een proeftijd van 12 maanden.