Directie Ondersteuner

Je kunt goed relativeren en observeren, hebt een positieve instelling en bent verbindend in je werk. Daarnaast breng je een gezonde dosis humor mee in je werkzaamheden!

Je vervult een breed scala aan secretariële en administratieve werkzaamheden, zoals agendabeheer, correspondentie en het voorbereiden van vergaderingen.

Door jouw proactieve houding ontzorg je de directie op een professionele en discrete manier, zodat hij/zij zich kan focussen op de kern van het werk. Je werkt binnen het secretariaat van de afdeling Behandel- en Managementondersteuning (BMO) en rapporteert aan het Hoofd ondersteunende diensten.

Werkzaamheden

Secretariële en managementondersteuning:

• Beheren van correspondentie en opstellen van brieven binnen je bevoegdheden;
• Complex agendabeheer voor directie en tijdig signaleren van knelpunten;
• Voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen, inclusief verslaglegging en verspreiden van stukken;
• Afhandelen van telefoongesprekken en waar nodig doorverwijzen;
• Ontvangen en introduceren van bezoekers;
• Bijhouden van werk- en vergaderdossiers per onderwerp of project;
• Verwerken van post, signaleren van urgente stukken en beheren van vertrouwelijke documenten;
• Fungeren als buffer tussen Directie, managementteam en externe partijen;
• Zorg dragen voor goede verbindingen binnen de organisatie.

Overige taken:

• Signaleren van mogelijke knelpunten aan het directiesecretariaat en Hoofd ondersteunende diensten;
• Vervanging of ondersteuning van collega’s binnen het secretariaat indien nodig;
• Ondersteuning bij de organisatie van projecten, bijeenkomsten en evenementen.

Wij zoeken een collega met een MBO 4-diploma in de richting van directieondersteuning/managementassistent en de volgende vaardigheden:

• Stressbestendig en in staat om te werken onder tijdsdruk;
• Oplossingsgericht en flexibel;
• Klantgericht en een teamplayer;
• Ervaring met Microsoft Office;
• Sterk in plannen, prioriteren en nauwkeurig werken;
• Goede notuleer- en schriftelijke vaardigheden, met inzicht in hoofdzaken en bijzaken;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Affiniteit met de GGZ en/of het DJI Justitie werkveld is een pré.
• Salarisniveau schaal 7
• Maandsalaris Min €3.016 – Max. €3.879 (bruto)
• Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contractduur 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week 32
• Maximaal aantal uren per week 36
• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
• Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI
• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.