Medewerker Bedrijfsvoering - Ministerie Van Defensie
Wij zoeken ondersteuning voor bedrijfsvoeringswerkzaamheden in de staf van de COID. Een enthousiaste aanpakker, die initiatief durft te nemen en zelfstandig kan werken.
Hou jij van plannen en organiseren en ben je communicatief vaardig en servicegericht?. Dan is dit je kans.
Het takenpakket bestaat uit:- voorbereiden van en ondersteuning tijdens COID-dagen en andere evenementen; zoals reserveren vergaderzalen/locaties, bestellen maaltijden, vergaderkoffie en uitnodigen en begeleiden van gastsprekers;
- voorraadbeheer folders, kantoorartikelen; beheren en verstrekken ICT-middelen;
- opmaken ATB’s en de procesbewaking;
- beheer, onderhouden en vernieuwen Intra- en internetside en de Samenwerkende Ruimtes (SWR’s);
- beheer mailbox bedrijfsvoering en secretariaat;
- postafhandeling en -verzending;
- behandelen van in- en uitgaande post in X-postWeb;
- samenstellen van informatiepakketten t.b.v. in- externe ketenpartners.
Het werk is afwisselend met veel contacten, zoals Komfort, servicebalies, contactpersonen bij de Bestuursstaf en andere defensieonderdelen. Je werkt nauw samen met de met de Senior medewerker Bedrijfsvoering en de secretaresse van de D-COID.
Gewenste kennis en/of ervaring met Tridion, Excel, PowerPoint, Word, MS-Teams, Digi-On, X-postWeb, SWR/Sharepoint of ATB op Sharepoint.
Bedrijfsvoering is volop in ontwikkeling, de werkzaamheden zoals hierboven beschreven zijn een richtlijn, hier kan vanaf worden geweken als de omstandigheden dit vragen.Bel vooral even met de vacaturehouder om aanvullende informatie te krijgen.
Functionaris is belast met de administratieve en logistieke werkzaamheden behorende bij de medewerker Bedrijfsvoering.
Werk- en denkniveau- afgeronde MBO;
- opleiding op juridisch/bedrijfsvoeringsgebied is een pre;
- Nederlands: goed in woord en geschrift.
- Ervaring met planning & coordinatie
- Kennis van relevante software/programma’s, waaronder outlook, excel, word en sharepoint
- Ervaring met het coachen van collega's
- Ervaring met het facilitair ondersteunen van evenementen
- Ervaring binnen een staf / bedrijfsbureau of bedrijfsvoeringsfunctie.
- organisatorische capaciteiten;
- zelfstandige, besluitvaardige, flexibele en resultaatgerichte instelling;
- analytisch vermogen;
- onder druk kunnen werken;
- integriteit;
- communicatief vaardig;
- plannen en organiseren;
- goede contactuele eigenschappen.
- Salarisniveau schaal 7
- Salarisomschrijving
- Maandsalaris Min €3.035 – Max. €4.205 (bruto)
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling
- Contractduur Het betreft een tijdelijke aanstelling voor 3 jaar.
- Minimaal aantal uren per week 38
- Maximaal aantal uren per week 38
Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen.Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.
Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is de Nederlandse nationaliteit een vereiste.
Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat.Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.